Medlemmarna och kandidaterna måste hålla konfidentiell information om nuvarande, tidigare och potentiella kunder om inte:
- Informationen avser olaglig verksamhet hos kunden eller den potentiella kunden,
- Upplysningar krävs enligt lag, eller
- klienten eller den potentiella kunden tillåter upplysningar om denna information.
Motivering bakom standard III-E
Att skapa ett professionellt förhållande med en kund kräver att personuppgifter samlas in. För investerare är det en vanlig praxis att mäta kundens personliga finansiella information. Det är en nödvändig förutsättning att fullgöra sina jobb och upprätta ett investeringspolitiskt uttalande som uppfyller kundens risk tolerans och mål. Naturligtvis kan denna upptäckt avslöja potentiellt känsliga eller pinsamma problem från det förflutna - allt från olyckliga affärsbeslut till konkursansökningar. Kunderna har en entydig rätt till privatliv, liksom rätten att få sina personuppgifter hållna i strängt förtroende och inte vidarebefordras eller avslöjas till tredje part.
Standard III-E har utvecklats för att skydda dessa rättigheter, från och med den första kontakten (prospektmedlemsförhållandet) och täcker den tid som prospektet formellt blir en klient (klientmedlemsförhållande). I händelse av att känslig information avslöjas av någon arbetsgivare i samband med sin relation med en anställd, utvidgas samma koncept för att skydda sekretess i arbetsgivarens medlemsförhållande.
Observera att det finns fall som skulle kräva att kundens konfidentiella information avslöjas och som inte skulle anses ha åsidosatts av denna standard:
- Illegala aktiviteter - Till exempel om en kund är som är involverad i olaglig penningtvätt och bidrar med pengar till ett hanterat konto hos CFA-medlemmens institution, är portföljförvaltaren inte skyldig att skydda kundens sekretess. Faktum är att medvetet fortsätter att investera och handla ett sådant konto kan portföljförvaltaren utsättas för avgifter för kriminell verksamhet. Om misstänkt verksamhet misstänks, ska en företags juridiska rådgivare genast konsulteras om hur man bäst ska kunna fortsätta.
- Laglig obligatorisk information - När värdepappers- och utbyteskommissionen kräver att viss kundinformation sprids, är CFA-medlemmen skyldig att följa dessa föreskrifter.
- Beviljad tillåtelse från kunden eller den potentiella kunden - En investeringschef kan behöva vidarebefordra kundinformation till kundens revisor för skatteförberedelse. Så länge tillstånd beviljas bryter CFA-medlemmen inte konfidentialitetsstandarden.
- Förfrågan från CFA-institutets Professional Conduct Program (PCP) - I handbokens ord (s.127), CFA-medlemmar ska överväga PCP en förlängning av sig själva. CFA-medlemmar uppmanas att vara fullt stöd för PCP-undersökningar och att avslöja eventuell information som begärts under en undersökning. PCP: n håller all information som lämnas i strängaste förtroende.
Användning av standard III-E
Det är viktigt att hålla klientinformation konfidentiell för att bygga och utveckla ett förtroendeförhållande. På CFA-examen kan fall som berör denna standard troligen testa de undantag som kommer att kräva att upplysningar ska göras.
Här är några exempel på situationer som kan kräva upplysningar om konfidentiell information:
- Förlikningsavtal - I fall där en chef och kund har ingått ett avtal om överenskommelse kan avtalet inte skrivas för att förbjuda samarbete med CFA-institutets Professional Conduct Program (PCP) vid utredningen av en CFA-medlem (dvs. undersöker om den medlemmen bryter mot koden och standarderna). Så kallade sekretessklausuler måste uttryckligen tillåta både medlemmen och klienten att svara på begäran om information utan begränsning. Underlåtenhet att lämna information i en PCP-undersökning, även om den är baserad på sekretessklausul, utsätter medlemmen för en summarisk upphävande enligt CFA-institutets stadgar, och hans eller hennes rätt att använda CFA-stadgan kan återkallas.
- Välgörenhetsbidrag - En portföljförvaltare möter en företagsklient som kan minska sina skatter genom att ge bort pengar till välgörenhet och som har avsatt 100 000 dollar för detta ändamål. Skulle portföljförvaltaren bryta mot standard III-E genom att avslöja ett lokalt välgörenhetsorganisation att företaget har 100 000 dollar att ge bort? I sådant fall skulle det bero på huruvida företagsklienten gav tillstånd till chefen att avslöja denna information. Om inte, skulle chefen behöva hålla informationen privat och skydda sekretess.
- Illegala aktiviteter - En portföljförvaltare misstänker en klient av olaglig verksamhet, men har inga konkreta bevis för att stödja dessa misstankar. Portföljförvaltaren förstår sin skyldighet att hålla känslig information konfidentiell, men vill inte stödja något olagligt. Om ett sådant fall uppstår är inget att göra något. Hon är bäst betjänad genom att söka advokat och informera sin handledare.
Hur man uppfyller
- Skydda klientinformation när den mottas genom att inte avslöja någon samlad information till utomstående parter.
- Begränsa antalet anställda med tillgång till känslig information om kundens ekonomiska eller andra aktiviteter.
- Leta efter juridisk rådgivning om misstänkt verksamhet misstänks.
- Sök juridisk rådgivare om du uppmanas att lämna konfidentiell information till följd av en undersökning, antingen av CFA Institutes Professional Conduct Program eller av juridiska myndigheter. Upplysningar i dessa fall kan i sista hand krävas, men man har rätt till juridisk rådgivning för att bestämma hur bäst att avslöja denna information.